Geschäfte machen in Japan – wie funktioniert das?

Auf Geschäftsreise nach Japan? Wir werden dir in diesem Artikel mit der japanischen Etikette für das Geschäfte machen in Japan helfen. Es gibt nämlich einige Gebräuche und Gewohnheiten, die nicht so selbstverständlich sind und sich von der Geschäftskultur in Deutschland unterscheiden. Mit den folgenden Etikette-Regeln machst du Eindruck auf die Japaner und wird das Gespräch zwischen euren Unternehmen flüssiger und hoffentlich auch erfolgreicher verlaufen.

Japanische Etikette beim Geschäfte machen

Die geschäftliche Etikette in Japan wird stark von der sozialen Struktur und Kultur im Land beeinflusst. Einblicke in die Geschäftskultur, wie japanische Körpersprache zu lesen, wie Verhandlungen funktionieren und die Unternehmensethik können dir sehr helfen während eines Gesprächs. Hier folgen unsere Tipps für einen erfolgreichen Deal in Japan.

#1 Komme auf keinen Fall zu spät!

Zeit ist Geld und ein wichtiges Mittel in jedem Unternehmen. Aber in Japan wird die Zeit so strikt eingehalten, dass es normal und respektvoll ist, mindestens 10 Minuten früh zu einem Meeting zu kommen. Das ist nicht nur höflich, sondern auch im Hinblick auf das Lösen möglicher Verspätungen, Rückschläge und unerwarteter Probleme.

Früh kommen wird im Allgemeinen auch als verantwortliche Eigenschaft gesehen, wodurch jemand vertrauenswürdig rüberkommt, was natürlich perfekt ist, um einen guten ersten Eindruck bei einem zukünftigen Geschäftspartner zu machen. Eine Ausrede, dass die Züge nicht pünktlich fahren, funktioniert leider nicht, der Shinkansen und andere Züge fahren nämlich immer pünktlich in Japan.

#2 Bringe ein Geschenk mit (omiyage)

Früher war es sogar so, dass wenn du zuerst ein Geschenk erhalten hast, der Geber ein größeres Geschenk zurückerwartet hat.

Große Chance, dass du jetzt ein Geschenk vom Japaner bei einem ersten Treffen bekommst, packe dieses Geschenk nicht gleich aus in der Anwesenheit oder während des Meetings, das ist unhöflich. Bedanke dich natürlich beim Japaner dafür. Gib auch selbst immer ein Geschenk beim ersten Treffen, etwas Typisches aus Deutschland finden sie absolut fantastisch. Übertreibe nicht, denn das kann erniedrigend wirken, und sorge dafür, dass das Geschenk nicht in einem 4er-Set ist. Die Zahl 4 wird nämlich genauso ausgesprochen wie das Wort für Tod. Sehr düster also, so ein Meeting zu beginnen.

Wenn du mehr über die japanische Gesellschaft erfahren möchtest, schau dir unseren Artikel zur japanischen Gesellschaft an.

#3 Sorge für viel Wissen über das Gesprächsthema

Viele der Vorbereitungen für ein geschäftliches Treffen, wie gedruckte Dokumente und Visitenkarten, sind heutzutage eher symbolisch, da alles digital oder online zugänglich ist. Es ist jedoch in Japan eine Art Höflichkeit gegenüber der anderen Partei, mit Dokumenten und Visitenkarten bereit zu stehen und eventuell eine persönliche Aktentasche zu haben, um alles organisiert zu halten.

Im Fall von gedrucktem Material ist es ideal, eine Kopie für jeden zu haben, der am Meeting teilnimmt. Aber da nicht immer feststeht, wie viele anwesend sind, ist es das Beste, die Mitarbeiter der anderen Partei rechtzeitig vor dem Meeting zu fragen, beispielsweise ein oder zwei Tage vorher, um die Dokumente vorzubereiten. Nimm ansonsten einfach mehr als genug mit.

#4 Keine Agendapunkte oder Entscheidungen öffentlich durchdrücken

Geschäftliche Deals in Japan werden selten beim ersten Treffen abgeschlossen, also sei nicht zu entmutigt, wenn du mit leeren Händen weggehst. Japanische Unternehmen planen meist langfristig und bevorzugen es, die Produkte und Dienstleistungen kennenzulernen und eine geschäftliche Vereinbarung zu schließen, ein bisschen wie Freunde finden oder den Hof machen.

Es ist auch entmutigend, den Gastgeber oder die andere Partei unter Druck zu setzen, vor Ort eine Entscheidung zu treffen. Vor allem in einem Gruppengespräch oder Meeting mit mehreren Kollegen.

Die Japaner sind dafür bekannt, direkte Aussagen zu vermeiden (schwierig für uns Deutsche), wodurch es für jemanden, der mit dieser Art nicht vertraut ist, einfach ist, Antworten wie „es ist schwierig“ oder „wir werden darüber nachdenken“ falsch zu interpretieren. Obwohl diese Sätze hoffnungsvoll scheinen, sind sie meist eine höfliche und indirekte Art, „nein“ zu sagen, ebenso wie das Wechseln des Themas oder das Vortäuschen, dass du es nicht verstehst.

#5 Visitenkarten (meishi)

In Deutschland verlieren diese Karten mehr an Wert mit den Jahren. In Japan haben sie eine tiefere symbolische Bedeutung und es gibt sogar eine Reihenfolge, in der die Karten ausgetauscht werden. Die Reihenfolge der Visitenkarten-Übergabe beginnt beim höchsten Funktionär und geht durch zum niedrigsten.

Visitenkarten werden mit beiden Händen gegeben und empfangen und mit einer kurzen Verbeugung wie bei einer Begrüßung oder einem Dankeschön. Aber anstatt sie sofort in dein Portemonnaie zu stecken, werden sie gewöhnlich bis zum Ende des Meetings auf den Tisch gelegt. Das ist auch eine gute Gewohnheit, wenn du versuchst, dir die Namen und Titel der Menschen im Meeting zu merken.

#6 Kleidung macht den Geschäftspartner

Präsentation spielt eine große Rolle beim Eindruck machen auf Menschen, besonders wenn es um Geschäfte geht. In Japan halten sich Geschäftsleute meist an einfache und dunkle Farben wie Schwarz oder Grau, weil die sauber und professioneller aussehen. Neben den normalen Anzügen ist es auch akzeptabel, eine Hose während Meetings zu tragen.

Obwohl es Ausnahmen geben kann, wie im Sommer, wo ein Hemd und Khaki akzeptabel sind, ist eine Jeans oft zu lässig für Geschäfte.

Oberbekleidung wie Winterjacken und Sakkos müssen immer außerhalb des Büros ausgezogen werden. Anzugjacken müssen immer im Büro und während Meetings getragen werden, es sei denn, es wird im Sommer zu ungemütlich oder zu warm.

#7 Warte mit dem Platznehmen im Besprechungsraum

Es wird in Japan als unhöflich betrachtet, wenn jemand sich hinsetzt, bevor der Gastgeber oder die Gastgeberin ihn zu seinem oder ihrem Stuhl geführt hat. Gäste während eines geschäftlichen Treffens werden gewöhnlich zu dem Stuhl oder den Stühlen geführt, die am weitesten von der Tür entfernt sind. Diese Praxis stammt aus alten Gewohnheiten aus der Zeit, als Samurai oder Eindringlinge im alten Japan häufig vorkamen. Obwohl es heutzutage fast unmöglich ist, dass ein Samurai angreift, werden die Stühle, die am weitesten von der Tür entfernt sind, am wenigsten störend sein, wenn jemand den Raum betritt oder verlässt, und es dient als Höflichkeit gegenüber der besuchenden Partei.

Natürlich können sich die zugewiesenen Plätze noch ändern, da die Situationen nicht einheitlich sind. Wenn du nicht sicher bist, was du tun sollst, warte einfach, bis der Gastgeber/die Gastgeberin dich zum Sitzplatz bringt.

#8 Akzeptiere die Getränke und Snacks

Während Meetings bekommen die Teilnehmer gewöhnlich grünen Tee (Matcha) oder einen Snack angeboten. Obwohl es nicht ungewöhnlich ist, dass du etwas serviert bekommst, was du nicht magst, wird das Ablehnen des Angebots als unhöflich gesehen. Du musst den angebotenen Snack oder das Getränk nicht aufessen, du kannst sie einfach stehen lassen.

Wenn du das Getränk austrinkst, wird der Gastgeber die Tasse wieder auffüllen oder eine andere holen. Wenn du lieber kein aufgefülltes Getränk willst, dann kannst du am besten diese Tasse einfach stehen lassen, ohne sie ganz leer zu trinken. So musst du eigentlich kein Nein zu einer Nachfüllung sagen.

#9 Notizen machen während des Meetings

Notizen machen während eines Meetings erweckt den Eindruck, dass die Person aufmerksam ist und den Sprecher respektiert. Das impliziert auch, dass die Person verantwortlich ist und sich für das Thema interessiert.

Ein Blick auf die Uhr oder eine Armbanduhr deuten auf Ungeduld oder Desinteresse hin. Obwohl das auch eine subtile Art sein kann, der anderen Partei zu zeigen, dass das Thema oder der Vorschlag nicht durchkommt. Achte also darauf mit dem Schauen auf eine Uhr oder Uhr, denn das hat Konsequenzen.

#10 Komplimente geben

Obwohl es manchmal als süße Worte oder Schmeichelei gesehen werden kann, ist das Schmeicheln der anderen Partei eine gute Art, eine geschäftliche Beziehung auf positive Weise zustande zu bringen. Die Geschäftskultur in Japan neigt dazu, sich auf die Beziehung zwischen Partnern zu konzentrieren anstatt auf die Vorteile einer Vereinbarung. Einen guten ersten Eindruck zu machen ist einer der ersten Schritte für die Schaffung einer langdauernden Zusammenarbeit.

Dein eigenes Produkt oder deine Dienstleistung zu loben ist eine andere Geschichte. Wie du erraten kannst, kann das übertriebene Loben der eigenen Fähigkeiten oder Produkte als arrogant oder egozentrisch rüberkommen, und darauf wird schwer herabgeschaut.

Die Japaner schätzen Bescheidenheit. Die Art, wie du dich normal verhältst, kann scheuern und anstößig sein, ohne dass du es merkst. Während eines geschäftlichen Treffens ist es wichtig, das zu berücksichtigen und in einem ruhigen Ton zu sprechen, ohne zu viel Aufhebens zu machen.

#11 Alter und Status spielen eine wichtige Rolle

Während der älteste Mann im Raum traditionell als der ranghöchste Mitarbeiter betrachtet wird, ist das nicht immer mehr die Situation. Hier können Visitenkarten von unserem vorherigen Punkt nützlich sein, um dir zu helfen, die hierarchische Balance zu verstehen und so die sozialen Interaktionen mit allen im Raum zu bestimmen.

Falls es unklar ist, kann eine kleine Recherche über die Beteiligten am Meeting dir helfen zu bestimmen, wer der Ranghöchste ist und welche Hierarchie du während des Meetings befolgen musst.

Die sozialen Interaktionen bezüglich der Seniorität innerhalb einer Gruppe bestimmen die Reihenfolge der Interaktionen während eines Meetings oder sogar außerhalb. Senioren werden gewöhnlich zuerst vorgestellt, danach folgen die Junioren.

Wenn es um Geschäfte außerhalb des Büros geht, wie das Reisen in einem Taxi, werden die Aufgaben dem Junior überlassen, während der Senior sich um nichts Sorgen machen muss. In diesem Fall sitzt der Jüngste auf dem Beifahrersitz, wo er dem Fahrer Anweisungen geben und die Fahrt bezahlen kann, und der Älteste sitzt direkt hinter dem Fahrer.

In einer Bar für einen geselligen Umtrunk danach wird niemand weggehen, bevor der Chef oder die ranghöchste Person in der Gruppe weggeht. Es kann also sein, dass Japaner widerwillig sitzen bleiben, das werden sie nicht zeigen.

#12 Verbeugen während eines Treffens

Anders als in westlichen Ländern ist Verbeugen eine Art, jemanden zu begrüßen im größten Teil Ostasiens, Japan eingeschlossen. Es gibt hauptsächlich drei Arten sich zu verbeugen, abhängig davon, wie viel Respekt du für jemanden hast oder wie entschuldigend du bist.

Eine leichte Verbeugung von 15 Grad ist die eher lässige oder informelle Art, jemanden zu begrüßen. Während Meetings jedoch verbeugt man sich gewöhnlich um 30 bis 45 Grad und hält das ein paar Sekunden fest.

In derselben Hinsicht, wenn der Gastgeber dich zum Aufzug bringt, solltest du nicht überrascht sein, wenn er sich ein paar Sekunden verbeugt oder sogar die ganze Zeit, bis der Aufzug kommt. Wenn das passiert, ist es gut, die Bewegung für etwa dieselbe Zeit nachzuahmen, um höflich zu sein. Händeschütteln kommt fast nicht vor und erst recht nicht nach der Corona-Pandemie. Trotzdem werden die Japaner das ungemütlich akzeptieren.

#13 Nimm einen Dolmetscher mit

Große Chance, dass die Manager oder Senioren im Meeting schlecht bis gar kein Englisch sprechen. Das kann das Gespräch sehr mühsam machen. Es ist daher zu empfehlen zu schauen, ob das Mitnehmen eines Dolmetschers sinnvoll ist. Das hilft Missverständnisse zu vermeiden und der Dolmetscher kann dir mit der Etikette helfen.

Was sehr schön ist, um das Eis zu brechen, ist einige japanische Wörter/Sätze zu lernen und diese zu verwenden. Die Japaner werden das großartig finden.

Eine Shortlist mit absoluten Fettnäpfchen während eines geschäftlichen Meetings

Hier eine praktische Liste mit einigen beleidigenden oder Fettnäpfchen, die du zu allen Zeiten vermeiden musst, wenn du erfolgreich Geschäfte in Japan machen willst.

• Sprich einen Manager oder Senior niemals öffentlich mit Gegenmeinungen an. Das kann hinterher face-to-face, aber nicht während des Meetings.
• Zeige keine negativen Emotionen, bleibe positiv, egal wie schlecht die Antwort der anderen Partei auch ist.
• Sprich niemals in Vornamen, es sei denn, die Formalität ist schon gebrochen, immer Nachname + „san“, also beispielsweise „Miyagi-san“.
• Bekommst du eine Einladung für eine gesellige Aktivität nach der Arbeit, dann ist das ein super positives Signal, auch wenn noch keine Deals abgeschlossen sind. Schlage diese Einladung niemals aus, denn das kann schlecht für den Deal ausgehen.
• Niemals dein eigenes Getränk einschenken oder nehmen. Das wird der Gastgeber/die Gastgeberin machen oder dafür sorgen.
• Zu viel Parfüm, auffällige Schmuckstücke oder Uhren sind ein echtes No-Go. Sei subtil und wirke wie der durchschnittliche Typ, da das vertrauenswürdig rüberkommt. Noch besser: lass dein Parfüm oder Eau de Cologne weg!
• Gib kein Essen mit deinen Stäbchen weiter während eines Mittagessens oder Abendessens. Lerne auch selbst mit Stäbchen zu essen, das wird Eindruck machen.
• Entschuldigungen sind angebracht, müssen aber immer in einer Lösung resultieren. Eine leere Entschuldigung, ohne dass du eine Lösung gibst, ist not done.
• Müll wirfst du nicht einfach auf die Straße oder lässt ihn im Büro zurück. Bewahre das auf und wirf es später weg.

Befolgst du diese Etikette für das Geschäfte machen in Japan, dann wissen wir sicher, dass du erfolgreich sein wirst. Folge deinem Verstand, sei höflich und gib dem Japaner vor allem den Raum und das Wort. Letztendlich wird das Eis gebrochen werden und die Atmosphäre informeller werden, was zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit führen wird.

FAQs zum Thema Geschäfte machen in Japan:

Wie lange dauern geschäftliche Entscheidungen in Japan?

• Japanische Unternehmen folgen dem Ringi-System, bei dem Entscheidungen durch alle Hierarchieebenen diskutiert werden müssen. Wichtige Geschäftsentscheidungen können 3-6 Monate dauern, da Konsens und Harmonie wichtiger sind als Geschwindigkeit. Geduld ist daher entscheidend für erfolgreiche Geschäfte in Japan.

Was bedeutet „Nemawashi“ im japanischen Geschäftsleben?

• Nemawashi bezeichnet die informelle Konsultation und Meinungsbildung vor offiziellen Meetings. Japanische Geschäftsleute treffen sich oft privat, um Entscheidungen vorzubereiten und Widerstand zu vermeiden. Diese Vorabsprachen sind oft wichtiger als das eigentliche Meeting und entscheiden über den Erfolg.

Welche Rolle spielt „Meishi Koukan“ beim ersten Geschäftstreffen?

• Der Visitenkarten-Austausch (Meishi Koukan) ist ein ritueller Akt der Respektbezeugung. Die Karten werden mit beiden Händen überreicht, mit einer Verbeugung empfangen und sorgfältig gelesen. Sie bleiben während des gesamten Meetings sichtbar auf dem Tisch liegen und dürfen niemals gefaltet oder nachlässig behandelt werden.